HRIS กับ Web - Service

     ข้อมูลบุคคลเป็นสิ่งจำเป็น และมีความสำคัญต่อการบริหารงานในองค์กร ดังนั้น ในแต่ละองค์กรจึงหันมาให้ความสำคัญกับข้อมูลสารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคลมากยิ่งขึ้น เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในด้านการบริหาร การวางแผนกำลังคน การพัฒนาและฝึกอบรม องค์กรจึงหาทางใหม่เพื่อปรับปรุงระบบการจัดการแบบใหม่ เข้ามาแทนระบบเดิม ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นกระบวนการที่รวบรวม จัดเก็บ บำรุงรักษา และนำมาปรับเปลี่ยนแก้ไขอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ระบบสารสนเทศมีความถูกต้องสมบูรณ์ สามารถนำข้อมูลต่างไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

      หากจะนำระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลมาประยุกต์เป็น web – service นั้นสามารถทำได้  เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของระบบให้ดียิ่งขึ้น ง่ายขึ้น ไม่ยุ่งยาก โดยอาจแบ่งเป็น Module ได้ดังนี้

• ·        ระบบสรรหาบุคลากร : ดำเนินการในด้านการคัดเลือกคนอย่างมีประสิทธิผลสำหรับกระบวนการในการจัดหาหรือสรรหาอัตรากำลังคนอย่างมีประสิทธิผลและมีความรวดเร็ว ส่งเสริมความก้าวหน้าในเส้นทางอาชีพในองค์กรของท่านได้อย่างน่าสนใจ โดยผ่านทางฐานข้อมูลที่ครอบคลุมซึ่งมีข้อมูลของผู้มีความสามารถทั้งภายใน  และ   ภายนอกองค์กร มีการตั้งค่าการแจ้งเตือนให้ทราบได้โดยทันที และกรองข้อมูล เพื่อให้ระบุการจับคู่ที่มีความเป็นไปได้ที่สุดสำหรับการเปิดรับพนักงานใหม่ อีกทั้งยังช่วยปรับปรุงความร่วมมือระหว่างแผนกทรัพยากรบุคคลกับผู้จัดการส่วนงานที่ว่าจ้างพนักงานนั้นด้วย โดยผ่านทางวิธีการที่คำนึงถึงการแจ้งความต้องการด้านทรัพยากรในด้านกระบวนการทำงาน
  
•        ระบบจัดการกะ – เวลาเข้าทำงาน – ค่าล่วงเวลา  : การติดตามการเข้าปฏิบัติงานในแต่ละวันของพนักงาน การมาสาย การขาดงาน การทำงานล่วงเวลา และเงินช่วยเหลือ และการหักลดที่เกี่ยวกับการเข้าปฏิบัติงานซึ่งจะเชื่อมต่อแบบอัตโนมัติกับระบบสแกนลายนิ้วมือ และนาฬิกาบันทึกการเข้าทำงาน การเลิกงานแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ที่ใช้โดยฝ่ายบริหารในฐานะที่เป็นเครื่องมือในเชิงรุกสำหรับการกำหนดเวลาปฏิบัติงานของแผนก สำหรับใช้การปันส่วนต้นทุนค่าใช้จ่ายในด้านทรัพยากรต่างๆ และการวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงาน
  
•       ระบบการจัดการการลาออนไลน์  : พนักงานสามารถลาผ่านระบบออนไลน์ และหัวหน้าอนุมัติผ่านมือถือได้  ในขณะที่กำลังจัดเก็บข้อมูลให้ถูกต้องกับข้อมูลสารสนเทศด้านการลาหยุด ออกของพนักงานลูกจ้างแต่ละคน คำขอลาหยุด ออก การอนุมัติ จะสามารถดำเนินการได้ง่าย ไม่ยุ่งยากโดยผ่านทางระบบ ออนไลน์ ซึ่งรวมอยู่กับ ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (email system) ซึ่งจะให้ข้อมูลเป็นแบบ real time เพื่อส่งต่อให้กับผู้จัดการในสายงานการผลิตหรือสายการบังคับบัญชา และส่งให้กับแผนกทรัพยากรบุคคล
  
•        ระบบจัดการการฝึกอบรม : ช่วยให้ทุกคนสามารถดำเนินการเกี่ยวกับการอบรมได้บนหน้าจอเดียวกัน บริหารจัดการด้านการแจ้งความต้องการและงบประมาณในการฝึกอบรมสำหรับทุกแผนกงาน การจัดเก็บรักษาข้อมูลเกี่ยวกับการอบรมต่างๆ ที่จัดให้แก่พนักงาน โดยผ่านทางหลักสูตรต่างๆ ทั้งภายใน ภายนอก (การเข้าร่วมอบรม ความสำเร็จในการจัดอบรม ฯลฯ) ซึ่งเชื่อมต่อกับระบบบริหารจัดการผลการปฏิบัติงานสำหรับสอบทานงานที่แล้วเสร็จในปีนั้นๆ และข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้งานในการตัดสินใจได้ พร้อมจัดทำรายงานส่งกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน
  
•       ระบบประเมินผลงาน : เช่น เกณฑ์การประเมินที่ผู้ใช้กำหนดคุณค่าของแต่ละเกณฑ์ การหารือเกี่ยวกับการประเมิน สิ่งที่พบในการประเมิน   รายบุคคล การให้คะแนนทั้งหมดและข้อเสนอแนะในการปรับปรุง โดยเชื่อมต่อกับการจัดทำเงินเดือนค่าจ้าง การอบรม และฐานข้อมูลพนักงาน ช่วยงานแผนกทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิผล
  
•        ระบบการจัดการเบิกค่าทดแทน และค่าใช้จ่าย  :  บริหารจัดการแบบรวมศูนย์ในด้านสิทธิประโยชน์ต่างๆ ที่มีของพนักงาน (สิทธิประโยชน์และค่าตอบแทน ตามที่ผู้ใช้กำหนด สิทธิประโยชน์ที่เป็นตัวเงินที่ไม่เป็นตัวเงิน จำนวนสูงสุดของค่าตอบแทน หลักเกณฑ์ที่นำมาใช้ การพักงาน ฯลฯ) การจัดทำรายงานต่างๆ แบบเบ็ดเสร็จสำหรับแผนการจ่ายเงินเดือนให้แก่พนักงาน 

รูปที่ 1 : ระบบสารสนเทศบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่มีรูปแบบเป็น Web- service

รูปที่ 2 : งานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน